Hier finden Sie eine Vorlage für das Impressum Ihrer Hausverwaltungs-Website und eine Anleitung, wie Sie es korrekt gestalten.

Warum ein Impressum unverzichtbar ist

Das Impressum ist mehr als nur eine lästige Pflichtübung im digitalen Raum; es ist das Fundament rechtssicherer Online-Präsenz, insbesondere für gewerbliche Anbieter wie Hausverwaltungen. Stellen Sie sich Ihr Impressum wie die Türschild an Ihrem Bürogebäude vor. Es sagt potenziellen Kunden, Geschäftspartnern und auch Behörden klar und deutlich, wer Sie sind und wo man Sie finden kann. Ohne dieses klar erkennbare Schild irren Besucher im digitalen Nirgendwo, und die rechtlichen Konsequenzen können erheblich sein. Von Abmahnungen bis hin zu Bußgeldern – die Nichtbeachtung dieser Pflicht kann dem Image und dem Portemonnaie empfindlich schaden.

Die rechtliche Grundlage: Telemediengesetz (TMG)

Die zentrale gesetzliche Anforderung für ein Impressum in Deutschland ist im Telemediengesetz (TMG) verankert. Dieses Gesetz regelt die Bereitstellung von Telediensten, zu denen auch Websites gehören, und verpflichtet die Anbieter zur Angabe bestimmter Informationen. Es geht darum, Transparenz zu schaffen und die Nachvollziehbarkeit der Verantwortlichkeiten zu gewährleisten. Ein korrektes Impressum ist somit nicht verhandelbar, sondern ein grundlegender Bestandteil jeder geschäftlichen Website.

§ 5 TMG: Informationspflichten

Präzise formuliert § 5 TMG die Pflichten. Hier heißt es: “Diensteanbieter haben für geschäftsmäßige Teledienste folgende Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar zu halten: 1. Namen und Anschrift, unter der sie niedergelassen sind”. Dies bildet die Basis, doch für Hausverwaltungen sind weitere Details relevant, um im Dschungel der rechtlichen Vorschriften nicht verloren zu gehen.

Was als “geschäftsmäßig” gilt

Die Schwelle, ab der eine Website als “geschäftsmäßig” eingestuft wird, ist nicht immer trennscharf. Grundsätzlich gilt: Sobald mit der Website eine wirtschaftliche Tätigkeit angestrebt wird oder sie dem Zweck dient, eine solche zu fördern, muss ein Impressum vorhanden sein. Eine Hausverwaltungs-Website dient naturgemäß der Anbahnung und Ausübung gewerblicher Tätigkeit. Sie ist das Schaufenster, das Kunden anlocken soll.

Die Gefahr der Abmahnung

Die Gefahr einer Abmahnung durch Konkurrenten oder spezialisierte Abmahnvereine ist real. Eine fehlerhafte oder fehlende Impressumsangabe kann schnell als wettbewerbsrechtwidrige Handlung gewertet werden. Jede Unklarheit im Impressum ist wie ein offenes Fenster, durch das Unbefugte leicht eindringen können – in diesem Fall die Abmahner.

Vermeidung von Abmahnfallen

Um diese Fallen zu umgehen, ist Sorgfalt von größter Bedeutung. Jede Information muss auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Einmal eine Abmahnung kassiert, bedeutet dies oft nicht nur die Zahlung von Anwaltskosten, sondern auch die Auflage, das Impressum korrigieren zu müssen. Dies ist ein unnötiger Umweg, der durch präzise Vorarbeit vermieden werden kann.

Kerninformationen für Ihr Impressum

Ein Impressum ist keine Baukasten-Vorlage, die kopiert und eingefügt werden kann, ohne sie an die eigene Situation anzupassen. Es muss die spezifischen Gegebenheiten Ihrer Hausverwaltung widerspiegeln. Denken Sie an Ihre Website als Haus, und das Impressum als die detaillierten Baupläne. Nur mit den richtigen Plänen kann das Haus sicher und stabil stehen.

1. Name und Anschrift des Anbieters

Dies ist die Grundmelodie jedes Impressums. Sie müssen Ihren vollständigen Namen oder den Namen Ihres Unternehmens sowie eine physische Anschrift angeben.

Vollständiger Name oder Firmenbezeichnung

Wenn Sie als Einzelunternehmer tätig sind, geben Sie Ihren vollständigen bürgerlichen Namen an. Handelt es sich um eine Gesellschaft (z.B. GmbH, UG), muss die korrekte, eingetragene Firmenbezeichnung verwendet werden. Hier gibt es keinen Raum für Spitznamen oder Kurzformen.

Sitz der Gesellschaft und vollständige Anschrift

Die Angabe des Sitzes der Gesellschaft ist zwingend. Ebenso muss eine vollständige und korrekte Anschrift genannt werden, unter der Sie tatsächlich erreichbar sind. Ein Postfach allein reicht in der Regel nicht aus, wenn es keine dazugehörige physische Geschäftsadresse gibt. Dies ist die Adresse im digitalen Äquivalent der physischen Welt.

2. Vertretungsberechtigte Personen

Gerade für juristische Personen ist die Angabe der vertretungsberechtigten Personen von Bedeutung.

Vertretung durch die Geschäftsführung

Bei einer GmbH oder UG muss beispielsweise die oder die Geschäftsführer genannt werden. Dies sorgt für Klarheit darüber, wer die rechtliche Verantwortung trägt. Die Angabe von “der geschäftsführende Betrieb” ist hier zu vage.

3. Kontaktdaten für eine schnelle und direkte Kommunikation

Neben der postalischen Anschrift sind weitere Kontaktdaten gefragt, die eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass diese Kanäle auch aktiv gepflegt werden.

Telefonnummer

Eine gut erreichbare Telefonnummer ist essenziell. Hier sollten Sie eine Rufnummer angeben, die zu den üblichen Geschäftszeiten besetzt ist.

E-Mail-Adresse

Die Angabe einer geschäftlichen E-Mail-Adresse ist obligatorisch. Achten Sie darauf, dass diese Adresse so gewählt wird, dass sie leicht mit Ihrem Unternehmen assoziiert werden kann und nicht wie eine private Mailadresse wirkt. Eine Weiterleitung an eine private Adresse ist möglich, aber die öffentliche Angabe sollte die geschäftliche sein.

Faxnummer (falls relevant)

Obwohl Faxgeräte im städtischen Leben seltener werden, kann die Angabe einer Faxnummer für einige Geschäftspartner noch von Bedeutung sein. Prüfen Sie, ob dies für Ihre Zielgruppe relevant ist.

4. Handelsregistereintrag (falls zutreffend)

Wenn Ihre Hausverwaltung im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie diese Information im Impressum festern.

Angabe der Registernummer und des zuständigen Registergerichts

Diesbezüglich sind die Angabe der Registernummer sowie des zuständigen Registergerichts erforderlich. Diese Information ist wie der Ausweis einer GmbH oder UG.

5. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)

Sollten Sie umsatzsteuerpflichtig sein und über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, gehört diese ebenfalls ins Impressum.

Wann ist die Angabe erforderlich?

Insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften mit anderen EU-Unternehmen ist die Angabe der USt-IdNr. unerlässlich, um den umsatzsteuerlichen Mechanismus korrekt abzuwickeln.

Zusätzliche Angaben für Hausverwaltungen

Über die allgemeinen Pflichtangaben hinaus gibt es spezifische Informationen, die für Hausverwaltungen besonders relevant sind und zur Schaffung von Vertrauen und Transparenz beitragen. Hier sollten Sie in die Tiefe gehen, um Ihrem Gegenüber die bestmögliche Orientierung zu bieten.

Berufsbezeichnung und Kammerzugehörigkeit

Für Hausverwaltungen, die eine bestimmte Berufsbezeichnung führen (z.B. Immobilienverwalter), sind Angaben zur Ausbildung und zur zuständigen Kammer relevant.

Offizielle Berufsbezeichnungen

Die offizielle Berufsbezeichnung, die Sie führen dürfen, muss korrekt angegeben werden. Dies gibt dem Kunden eine Einordnung Ihrer Qualifikation.

Zuständige Kammer und Erlaubnisbehörde

Viele Bundesländer verlangen für die Ausübung der Tätigkeit als Immobilienverwalter eine Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO). Die Angaben zur zuständigen IHK oder anderen Erlaubnisbehörde sind daher unerlässlich. Dies ist vergleichbar mit der Angabe der Approbation für einen Arzt.

Berufsrechtliche Regelungen

Wenn berufsrechtliche Regelungen für Ihre Tätigkeit gelten, müssen diese ebenfalls benannt werden.

Gesetze und Verordnungen

Hier können beispielsweise die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) oder andere berufsständische Satzungen relevant sein. Eine klare Benennung dieser Regelwerke schafft Vertrauen in Ihre professionelle Arbeitsweise.

Außergerichtliche Streitbeilegung

Die Möglichkeit der außergerichtlichen Streitbeilegung ist ein wichtiges Thema für Verbraucher, und die Angabe hierzu wird zunehmend wichtiger.

Verbraucherschlichtungsstellen

Informieren Sie Ihre Kunden über die Zuständigkeit einer Verbraucherschlichtungsstelle, falls Sie an einem Streitbeilegungsverfahren teilnehmen. Die Angabe muss klar und verständlich sein und die Kontaktdaten der relevanten Stelle enthalten. Dies ist ein Angebot zur Entschärfung von Konflikten, bevor sie eskalieren.

Hinweis auf Cookies und Datenschutz

Auch wenn nicht zwingend im Impressum gefordert, wird es immer üblicher und empfehlenswerter, auf die Verwendung von Cookies und den Link zur Datenschutzerklärung hinzuweisen.

Zweckbindung von Cookies

Diese Information sollte im Impressum nicht im Detail ausgebreitet werden, sondern einen klaren Verweis auf Ihre separate Datenschutzerklärung beinhalten, wo die Details zu finden sind.

Platzierung und Gestaltung des Impressums

Wo und wie Sie Ihr Impressum platzieren, ist ebenso wichtig wie sein Inhalt. Ein unauffindbares Impressum ist im Grunde kein Impressum.

Leicht erkennbar und ständig verfügbar

Das TMG verlangt, dass das Impressum “leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar” ist. Dies sind die drei Säulen der Auffindbarkeit.

Prominente Platzierung im Footer

Die gängigste und empfohlene Methode ist die Platzierung eines Links zum Impressum im Footer (Fußzeile) jeder Seite Ihrer Website. Dieser Bereich ist quasi der “Sekretär” Ihrer Website, der immer an bekannter Stelle zu finden ist.

Klarer Linktext

Der Link sollte eindeutig als “Impressum” oder “Rechtliches” gekennzeichnet sein. Vermeiden Sie kryptische Bezeichnungen, die einen Besucher im Dunkeln tappen lassen.

Barrierefreiheit und Lesbarkeit

Stellen Sie sicher, dass Ihr Impressum auch für Menschen mit Beeinträchtigungen gut zugänglich und lesbar ist.

Kontrastreiche Farben und gut lesbare Schriftarten

Achten Sie auf ausreichenden Kontrast zwischen Text und Hintergrund sowie auf eine gut lesbare Schriftart und -größe.

Verständliche Sprache

Vermeiden Sie unnötigen juristischen Fachjargon, wo immer möglich. Erklären Sie die Sachverhalte so klar und prägnant wie möglich. Das Impressum ist ein Informationsdokument, kein juristisches Lehrbuch.

Häufige Fehler und Tipps zur Vermeidung

Selbst mit den besten Absichten können sich Fehler einschleichen. Ein Blick auf typische Stolpersteine kann Ihnen helfen, diese zu vermeiden.

“Versteckte” Impressen

Ein Link, der erst nach mehreren Klicks erreichbar ist oder in einer unübersichtlichen Navigation versteckt wird, ist ein häufiger Fehler. Dies ist, als würde man seinen Geschäftspartner in einem Labyrinth verstecken.

Veraltete Informationen

Adressänderungen, neue Geschäftsführer oder geänderte Kontaktdaten – wer sein Impressum nicht regelmäßig aktualisiert, setzt sich erheblichen Risiken aus. Ein Impressum ist ein lebendes Dokument, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Fehlende Pflichtangaben

Das Vergessen essenzieller Informationen wie der Handelsregisternummer oder der USt-IdNr. ist ein klassischer Fehler. Überprüfen Sie Ihre Liste der Pflichtangaben akribisch.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihres Impressums ein, idealerweise im Zuge von größeren Website-Änderungen oder nach Rechtsänderungen.

Unklarheiten bei der Vertretungsregelung

Gerade bei komplexeren Unternehmensstrukturen können Unklarheiten bei der Angabe der vertretungsberechtigten Personen entstehen. Holen Sie hier im Zweifel juristischen Rat ein.

Rechtliche Beratung in Anspruch nehmen

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Impressum alle geltenden Vorschriften erfüllt, ist die Konsultation eines auf Medien- und Internetrecht spezialisierten Anwalts oder einer erfahrenen Fachagentur der sicherste Weg. Eine kleine Investition in juristische Beratung kann Sie vor deutlich höheren Kosten und rechtlichen Problemen bewahren.